Riferimenti normativi:

D.P.R. 633/72 artt.21,39

Direttiva 45/2010/UE 13.07.2010

Circolare Agenzia delle Entrate 12/E del 3.05.2013

Circolare Agenzia delle Entrate n.18/E del 24 giugno 2014

Circolare 1/DF 31.03.2014

DM 3.04.2013 n. 55

Legge 24.12.2007 n. 244 commi 209,210,

QUANDO _ dopo un periodo sperimentale, iniziato il 6 dicembre 2013, dal 6 giugno 2014 è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni indicate nell’art. 1, comma 209 della legge 24.12.2007 n. 244. Il riferimento è sostanzialmente a tutte le forniture di beni e di sevizi rese nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni.

In realtà, dal 6 giugno 2014 l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda forniture rese alle Amministrazioni centrali dello Stato, ovvero i Ministeri, le Agenzie Fiscali e gli Enti di Previdenza.

Dal 6 giugno 2015 l’obbligo verrà esteso alle forniture rese a tutte le amministrazioni dello Stato, ad eccezione di quelle locali, per le quali l’obbligo verrà stabilito con apposito decreto.

COSA _ La fattura elettronica è una fattura creata in formato elettronico, non semplicemente trasformata in elettronica per essere inviata.

Stabilisce infatti l’art. 21 DPR 633/72 che la fattura elettronica è emessa e ricevuta in un qualsiasi formato elettronico.

COME _ La trasmissione delle fatture elettroniche con le PA interessate avviene attraverso il sistema SdI, Sistema di Interscambio, un’apposita infrastruttura gestita dall’Agenzia delle Entrate. Le modalità di funzionamento, illustrate dal DM 3 aprile 2013 n. 55, possono essere consultate anche attraverso il sito www.fatturapa.gov.it

PER CHI_ I soggetti che effettuano prestazioni nei confronti della Pubblica Amministrazione e che, a norma dell’art.21 D.P.R. 633/72 debbono dotarsi di un supporto tecnologico in grado di garantire che le fatture siano ricevute e conservate con i medesimi requisiti di emissione (autenticità dell’origine, integrità del contenuto, leggibilità).

Tale supporto può essere costituito da un sistema di controllo di gestione, da un sistema di trasmissione elettronica dei dati (EDI) o altra tecnologia, dalla dotazione di una firma elettronica certificata.

CONDIZIONI E MODALITA’ DI UTILIZZO_ Ai sensi dell’art. 21 DPR 633/72, la fatture elettronica  si considera emessa al momento del compimento della fornitura, sia essa trasmissione, spedizione, consegna o messa a disposizione del bene o del servizio al cessionario o committente.

E’ stato precisato che, condizione perché si possa parlare di fattura elettronica piuttosto che analogica, è che essa sia costituita da un formato elettronico quando viene trasmessa, messa a disposizione, ricevuta e accettata dal destinatario. Se la fattura è originariamente in formato analogico, essa rimane tale ancorchè trasmessa in formato digitale.

In base a quanto stabilisce l’art.21 DPR633/72, la fattura elettronica deve presentare i requisiti di:

1. AUTENTICITA’ DELL’ORIGINE

Intesa come garanzia dell’identità del fornitore dei beni, o prestatore dei servizi, che deve essere offerta sia dal fornitore, sia dal cessionario/committente, indipendentemente l’uno dall’altro.

1. LEGGIBILITA’

Inteso come idoneità alla trasmissione di contenuti chiari (che permettano di risalire ai dati essenziali della fattura) e inalterabili rispetto al file originale, trasmesso dal cedente/prestatore.

La leggibilità va intesa, ai sensi dell’art.21 DPR 633/72 per tutto il periodo di archiviazione, ed in particolare nelle fasi di accesso e verifica da parte degli organi accertatori.

A questo proposito occorre specificare che, se la firma elettronica è uno strumento di creazione della fattura elettronica, in grado di garantirne l’autenticità dell’origine,  essa non garantisce tuttavia che la fattura emessa in formato elettronico abbia i necessari requisiti di leggibilità. Occorre dunque che il prestatore, ovvero il cessionario/committente, si dotino di un idoneo sistema elettronico per garantire leggibilità e conservazione delle fatture elettroniche.

1. INTEGRITA’ DEL CONTENUTO

Intesa come inalterabilità dei contenuti della fattura, che deve essere garantita sia dal fornitore/prestatore che dal cessionario/committente, attraverso gli stessi sistemi o anche con sistemi diversi.

ACCORDO CON IL DESTINATARIO

Ai sensi dell’art. 21, l’emissione della fattura non potrà avvenire in un momento successivo all’eventuale consegna o spedizione in forma analogica, ovvero, come ovvio, alla trasmissione in formato elettronico.

Le modalità di trasmissione possono essere svariate:

–          Accesso al proprio server o sito internet, o altro supporto informatico;

–          E-mail contenente le indicazioni per accedere al proprio protocollo informatico, per poter fare il download della/delle fatture elettroniche relative alle prestazioni rese.

Sempre l’art. 21 DPR 633/72 specifica come l’utilizzo della fattura elettronica è subordinato all’accettazione del destinatario.

In realtà, la norma non impone alcun accordo preventivo fra prestatore e committente circa le modalità di fatturazione, essendo sufficiente che il destinatario della fattura elettronica accetti il mezzo di trasmissione utilizzato, cioè accetti il processo di fatturazione elettronica anziché analogica delle forniture/prestazioni.

In base a quanto stabilito dall’art.39 DPR 633/72, le fatture elettroniche sono conservate in formato elettronico, con le modalità stabilite dal d.lgs.7 marzo 2005 n. 82 e dal relativo DMEF attuativo.

Il soggetto emittente, oltre che garantire i requisiti di A.I.L, provvede alla conservazione delle fatture emesse in formato elettronico.

In base all’art.1, comma 209 legge 244/2007, le fatture elettroniche emesse nei confronti della PA debbono obbligatoriamente essere conservate in formato elettronico, da parte del soggetto emittente.

Al contrario, il soggetto destinatario potrebbe non “accettare” il formato elettronico, essendo sua facoltà stampare e conservare in forma cartacea le fatture ricevute in formato elettronico. Tale comportamento concludente configura un rifiuto di accettazione, e non invalida le prestazioni, né impedisce all’emittente di conservare le fatture elettroniche secondo il procedimento di archiviazione elettronica summenzionato.

Peraltro, le fatture elettroniche possono essere conservate anche depositandole in un server situato presso uno Stato estero, purchè la legislazione di tale Stato preveda una normativa che disciplini la reciproca assistenza, rispetto allo Stato italiano.

In ogni caso, è prevista l’applicazione del diritto italiano, nei confronti dell’operatore economico che emette la fattura, ovvero, nel caso di specie, le regole italiane in merito alla tenuta e conservazione delle fatture in formato elettronico.

Lo Stato estero nel cui territorio si trova il server sul quale sono salvate le informazioni concernenti le fatture elettroniche del soggetto italiano, inoltre, non potrà rifiutarsi di esibire tali informazioni e consentirne l’accesso, in caso di verifica fiscale, alle Autorità italiane.

Postato a  cura di redazione – avv. Stefania Iovine